Статьей 245 Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» закреплены виды расходов, которые могут быть отнесены компанией к представительским расходам, а также расходы, которые не могут быть отнесены к представительским. Так к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию лиц, в т.ч. физических лиц, не состоящих в штате компании, производимые при проведении следующих представительских мероприятий, независимо от места их проведения:

• по установлению или поддержанию взаимного сотрудничества;
• по организации и (или) проведению заседаний совета директоров, иного органа управления компании, кроме исполнительных органов.

Также к представительским расходам относятся расходы на:

• транспортное обеспечение лиц, участвующих в представительских мероприятиях, за исключением расходов, относимых к компенсациям при служебных командировках;
• питание таких лиц в ходе проведения представительских мероприятий;
• оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате компании;
• аренду и (или) оформление помещения для проведения представительских мероприятий.

К расходам, которые не могут быть отнесены компанией к представительским в свою очередь относятся расходы:

• на проживание приглашенных лиц;
• по оформлению виз для таких лиц;
• на организацию досуга, развлечений, отдыха;
• не относимые к расходам на транспортное обеспечение лиц, участвующих в представительских мероприятиях.

Но, к сожалению ни в том, ни в другом перечне нет никаких упоминаний о расходах по оплате спиртных напитков, приобретаемых в рамках представительских мероприятий компании.

На практике расходы по приобретению в рамках представительских мероприятий спиртных напитков налоговыми органами относятся к категории расходов на организацию досуга, развлечений и отдыха, в связи с чем не могут быть отнесены к представительским расходам на питание и соответственно не могут быть взяты компанией на вычеты.

В случае если расходы на приобретение в ходе представительского мероприятия спиртных напитков были изначально предусмотрены и отражены компанией в смете расходов такого мероприятия, а в дальнейшем подтверждены подотчетным лицом авансовым отчетом (с приложением чеков, счетов, приходных ордеров и т.д.), утвержденным руководством компании, то подотчетные суммы считаются потраченными по назначению, а подотчетное лицо, выполнившим свои обязательства перед компанией. В этом случае подотчетное лицо не получило никакой материальной выгоды и следовательно не получило доход, подлежащий налогообложению в соответствии с нормами действующего законодательства. Как правило, такие расходы списываются за счет чистой прибыли компании, т.к. не относятся к представительским расходам и не идут на вычеты по корпоративному подоходному налогу.

Если же расходы на приобретение спиртных напитков не были предусмотрены в смете мероприятия и руководство компании не утверждает авансовый отчет подотчетного лица с такими расходами, у подотчетного лица возникает задолженность перед компанией. В случае невозможности возврата подотчетным лицом вышеуказанной  задолженности, данные суммы должны быть отражены как доход сотрудника компании и соответственно должны облагаться всеми налогами (индивидуальный подоходный налог, социальный налог, социальные отчисления, обязательные пенсионные взносы).

При этом необходимо иметь в виду, что форма авансового отчета предоставляемого подотчетным лицом по итогам проведения представительского мероприятия утверждена Приказом Министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562 «Об утверждении форм первичных учетных документов», а именно приложением № 10 к данному приказу.